9. Organisatie
Waar onze personeels- en communicatie-initiatieven gedurende 2 jaar bijna uitsluitend op corona waren gericht, was er vorig jaar weer wat meer ruimte voor andere zaken. Zo gingen we samen met onze personeelsleden interactief op zoek naar een nieuwe organisatiecultuur. Met ‘Beslist Weten’ lanceerden we een interne videonieuwsbrief om managementbeslissingen bekend te maken. Ook zetten we verder in op heerlijk heldere communicatie, met onder andere taalopleidingen voor medewerkers. Maar er was nog meer, ontdek het in dit hoofdstuk.
“Ik krijg de ruimte om aan te geven waarin ik zelf wil doorgroeien.”
Jeroen Verhaeghe
9.1 Stage lopen in onze organisatie: niets dan voordelen
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media biedt werkzoekenden de mogelijkheid om in de organisatie een beroepsinlevingsstage (BIS) te doen. Zo’n stage duurt 3 tot 6 maanden en is een betaalde vorm van werkplekleren. Voor een stagiair is de stage een interessante manier om werkervaring op te doen en relevante vaardigheden en competenties te ontwikkelen.
We moedigen onze teams dan ook aan om stageplaatsen te creëren, want ook voor hen bieden deze stages kansen. Onze medewerkers krijgen er immers een paar extra handen bij. Stagiairs hebben vaak ook een andere en frisse kijk op de zaken en stagementoren kunnen leiderschapsvaardigheden ontwikkelen. Bovendien kunnen we door zo’n stage kennismaken met potentieel nieuwe medewerkers en zij met ons. Een geslaagde beroepsinlevingsstage is dus een echte win-win.
Regelmatig leidt een gunstig verlopen stage ook naar een tewerkstelling. Dat is het geval met Jeroen Verhaeghe en Jonas Van Horenbeeck, die allebei gestart zijn als BIS-stagiair en nu in dienst zijn bij het departement. Jonas kreeg een contract als archiefmedewerker en Jeroen ging aan de slag bij Creative Europe Media Desk.
Bekijk hieronder de interviews met Jeroen en Jonas.
“Ik voelde me direct een collega.”
Jonas Van Horenbeeck
Foto © Toneelhuis
9.2 Nieuwe organisatiecultuur krijgt vorm na interactief inspraaktraject
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media startte in 2021 met een traject rond organisatiecultuur en waarden, samen met externe partner Unicorn. In 2022 zetten we het traject verder met een aantal interactieve workshops voor leidinggevenden en medewerkers.
De start van het traject was een bevraging in 2021 over de invulling van onze huidige organisatiecultuur en de gewenste toekomstige cultuur. Daaruit bleek hoe onze personeelsleden de huidige organisatiecultuur ervaren, maar ook wat voor hen succesfactoren van hybride werken zijn.
Interactieve sessies met management en medewerkers
We gingen met de resultaten aan de slag en hielden eerst een aantal interactieve workshops met het management: de teamverantwoordelijken, afdelingshoofden, de algemeen directeur en de secretaris-generaal. Tijdens een tweedaags vervolgseminarie met dezelfde mensen werden de grote lijnen uitgetekend. De tweedaagse was tegelijk een uitgelezen moment om te sleutelen aan de samenwerking tussen deze leidinggevenden, via reflectie- en feedbackmomenten.
De grote lijnen werden nog voor de zomer voorgesteld aan onze andere personeelsleden. Tijdens 4 interactieve personeelssessies kregen ze de kans om input te geven over de concrete invulling van onze toekomstige organisatiecultuur. In totaal namen 100 medewerkers deel aan de sessies. Stilaan werd duidelijk hoe we de beoogde organisatiecultuur vorm kunnen geven en concreet kunnen toepassen op de werkvloer. Na verwerking van alle output stellen we de resultaten eind maart 2023 voor aan onze personeelsleden.
Kompas van toekomstig personeelsbeleid
We willen onze cultuurtransformatie realiseren aan de hand van een leiderschaps- en een teamtraject. Het leiderschapstraject ging van start met 3 workshops over psychologische veiligheid, open feedbackcultuur en groeien in een lerende organisatie. Het teamtraject omvat een workshop van 1 volledige dag met elk team.
In de loop van 2023 wordt de nieuwe organisatiecultuur in de hele organisatie ingevoerd. Via teamcoachings en een communicatietraject willen we ervoor zorgen dat ze ook echt gaat leven in de hele organisatie.
De nieuwe organisatiecultuur zal het kompas vormen van het personeelsbeleid van het departement. Ze zal ook als basis dienen voor het nieuwe kader rond hybride werken en de acties en voorbereidingen rond de verhuizing naar het Marie Belpairegebouw.
Eerstesteenlegging van het nieuwe kantoorgebouw Marie-Elisabeth Belpaire
Musea Brugge - WAWWA Tekensessie - Foto © Femke den Hollander
9.3 Bevraging belicht kwaliteit van leidinggeven
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media organiseerde in 2022 de driejaarlijkse ‘360° feedbackbevraging’ voor en over leidinggevenden, zowel bij het hoofdbestuur als bij de buitendiensten. ‘360° feedback’ is een waardevol instrument bij de ontwikkeling van leiderschap, niet alleen op individueel niveau maar ook op het niveau van de organisatie.
Alleen maar voordelen voor de leidinggevende
Met deze bevraging willen we onze leidinggevende personeelsleden ondersteunen in hun ontwikkeling. Door de anonieme feedback vanuit alle hoeken krijgen ze een eerlijk en duidelijk beeld van hun competenties en leiderschapskwaliteiten.
De bevraging geeft hen enerzijds een duwtje in de rug en bevestiging en waardering op de punten waar ze sterk op scoren. Anderzijds worden ook ontwikkelpunten in kaart gebracht, zaken waar de leidinggevende meer kan op inzetten of kan aan werken. Bovendien kunnen ze de verschillen in beoordeling zien tussen de verschillende groepen die feedback geven, wat een genuanceerder beeld geeft.
Wie wordt bevraagd en waarover?
De bevraging werd uitgestuurd naar:
- de leidinggevende zelf (self)
- andere leidinggevenden van hetzelfde niveau (peers)
- een 5-tal medewerkers uit het team (bottom-up)
- de hiërarchische oversten (top-down).
De antwoorden komen dus uit 4 hoeken, vandaar de naam ‘360° feedback’.
De respondenten konden feedback geven over de competenties ‘verantwoordelijkheid nemen’, ‘visie’ en ‘klantgerichtheid’. Verder konden ze ook de leiderschapsrollen ‘leider’, ‘manager’, ‘ondernemer’ en ‘coach’ beoordelen. Tot slot namen ze ook de invulling van de waarden van Vlaamse overheid onder de loep: openheid, daadkracht, vertrouwen en wendbaarheid.
Wat met de resultaten?
Elke leidinggevende kreeg in 2022 zijn of haar individueel rapport. De algemene bevindingen werden met de personeelsdienst besproken. Wie dat wou kon nog een persoonlijk feedbackgesprek aanvragen.
Ze kunnen nu aan de slag gaan met de feedback en werken aan hun leiderschapsontwikkeling. Daarvoor kunnen ze binnen de Vlaamse overheid een beroep doen op intervisie, vorming en coaching.
9.4 Beslist Weten: interne communicatie in beeld
Sinds april 2022 is het Departement Cultuur, Jeugd en Media een intern communicatiekanaal rijker. Met ‘Beslist Weten’, een maandelijkse interne videonieuwsbrief, communiceert het management op een open en transparante manier over zijn beslissingen naar onze medewerkers. In tijden van hybride werken verhoogt het meteen ook de zichtbaarheid van onze leidend ambtenaren.
Hoe gaan we te werk?
- Een van de afdelingshoofden koppelt als een heus nieuwsanker de beslissingen van het management terug naar onze medewerkers vanuit de nieuwsstudio in het Arenberggebouw.
- Onze secretaris-generaal zet als vliegende reporter op de werkvloer een project en zijn projectleider in de kijker.
In de videoreeks zetten we ook in op de verbinding tussen thuiswerk en kantoor. Met beelden van collega's die thuiswerken geven we commentaar met een knipoog en leggen we luchtige accenten in de nieuwsuitzending. Zo maken we de thuiswerkers zichtbaar in tijden van hybride werken.
Benieuwd? Bekijk de video hieronder.
Foto © Diego Franssens
9.5 Vlaams subsidieregister schept klaarheid in het bos van subsidies
Benieuwd welke organisaties uit de cultuur-, jeugd- en mediasector gesubsidieerd worden door de Vlaamse overheid? En hoeveel subsidies ze krijgen? Daarvoor kun je voortaan terecht in het Vlaamse subsidieregister. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media stelde in 2022 alles in het werk om een automatische doorstroming van subsidiegegevens naar het register te realiseren.
Het Vlaamse subsidieregister werd ontwikkeld op initiatief van de Vlaamse minister van Financiën en Begroting. Het register brengt op een eenvormige en overzichtelijke manier alle subsidiestromen (toekenningen en betalingen) van de Vlaamse overheid aan ondernemingen, organisaties, feitelijke verenigingen en lokale besturen in kaart. Bedoeling is om meer transparantie te scheppen in de besteding van de overheidsmiddelen en om dubbele subsidiëring te helpen vermijden.
Subsidies aan natuurlijke personen worden om privacyredenen niet mee opgenomen in het subsidieregister.
Hoe ‘voedt’ ons departement het subsidieregister?
Elke vastlegging en bijhorende uitbetaling van een subsidie wordt toegewezen aan een bepaald thema. Een thema is gelinkt aan één inhoudelijk structuurelement uit de begroting. De toewijzing van een vastlegging aan een thema gebeurt op basis van de IPDC-code (Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus), die wordt ingegeven bij de vastlegging. De IPDC-code geeft informatie over de rechtsgrond en de inhoud van de steunmaatregel.
In 2022 hebben we in versneld tempo alle steunmaatregelen geïdentificeerd en de actieve subsidiemaatregelen doorgegeven aan Digitaal Vlaanderen, dat een IPDC-code toekent. Daarnaast hebben we voor een geautomatiseerde doorstroom gezorgd van IPDC-codes uit het dossierbeheerssysteem naar Orafin, het boekhoudsysteem van de Vlaamse overheid. Op die manier kan de rapportering aan het subsidieregister verder geautomatiseerd worden.
Het Vlaamse subsidieregister is sinds september 2022 online toegankelijk voor het publiek.
Foto © Orin Dhauwer
“Meestal heb ik niet de tijd om een tekst 6 of 7 keer te lezen. Ik wil van bij de eerste lezing mee zijn met het verhaal.”
Lukas Declercq
9.6 Heerlijk heldere communicatie zorgt voor tevreden klanten
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media wil helder taalgebruik stimuleren bij zijn personeelsleden. Zij staan immers elke dag in contact met de sector en de burger. Door heerlijk helder te communiceren dragen we bij aan de klantentevredenheid van onze organisatie. Sinds het najaar van 2021 nemen we daar een aantal concrete initiatieven voor, die in 2022 op kruissnelheid kwamen.
Opvolging van subsidiedossiers, verlenen van attesten of vergunningen, initiatieven organiseren om de sector te informeren, beantwoorden van vragen via het contactformulier: dagelijks staan onze medewerkers in contact met de sector en de burger. Heldere en duidelijke communicatie is daarbij cruciaal. Daarom rolt onze organisatie een Heerlijk Helderbeleid uit met een aantal concrete acties om de kwaliteit van onze communicatie te verhogen en onze medewerkers te sensibiliseren voor heerlijk heldere taal.
Kwaliteit van standaardbrieven en -mails verbeteren
Net als de andere entiteiten van de Vlaamse overheid werkt ook ons departement aan de realisatie van deze overheidsbrede doelstelling. Standaardberichten zijn brieven of mails die op herhaalde basis in dezelfde vorm verstuurd worden. We gebruiken zo’n standaardbericht als we een klant willen informeren over de voortgang van zijn dossier, zoals een aanvraag van een subsidie of een attest. Streefdoel is dat tegen eind 2023 minstens 75% van onze standaardberichten kwaliteitsvol is.
Wat zijn nu die kwaliteitscriteria? Momenteel zijn er in het departement verschillende soorten standaardberichten, vaak ook om eenzelfde boodschap over te brengen. Daarom willen we die berichten op elkaar afstemmen, zodat 1 bericht voor meerdere ‘diensten’ bruikbaar is: generiek waar het kan, specifiek waar het moet. Daarnaast willen we de berichten ook juridisch toetsen: bevatten ze alle bepalingen die volgens de regelgeving verplicht zijn? Tot slot zorgen we ervoor dat ze helder en doeltreffend geschreven zijn, volgens de criteria die Team Taaladvies daarvoor aanbiedt.
Medewerkers sensibiliseren via opleidingen en taaltips
We voorzien 2 keer per jaar een opleiding Duidelijke teksten schrijven voor onze medewerkers en gaan daarvoor in zee met externe partner Wablieft. Aan de hand van eigen voorbeelden leren onze medewerkers hoe ze een tekst helderder kunnen maken. Ze krijgen daar ook de nodige tips voor.
Om hen warm te houden voor Heerlijk Helder voorzien we op ons intranet maandelijks een taal- of schrijftip die aansluit op de inhoud van de basisopleiding. Ook ‘ludieke warmhoudertjes’ behoren tot de mogelijkheden: een taalspelletje, een etymologische toelichting bij een veelgebruikte term of een specifiek taalweetje.
Iedereen Heerlijk Helder
Maar hoe is die Heerlijk Heldercampagne ontstaan? Waarom werken we ook in onze organisatie aan heldere communicatie? En wat vinden de deelnemers zelf van de opleiding die we aanbieden? We gingen in gesprek met Krista Van Santen, coördinator van Heerlijk Helder in ons departement, en met Lukas Declercq, deelnemer aan de opleiding.
“Zorg ervoor dat de belangrijkste informatie vooraan in de tekst zit.”
Krista Van Santen