Interne transities

2018 was een belangrijk jaar voor de interne werking van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. In het volgende hoofdstuk geven we toelichting bij enkele van de belangrijkste veranderingen die de interne transitie van het departement met zich meebracht.

Verhuis collectie Vlaamse Gemeenschap

In 2018 leidde het Departement CJM de verhuis van de kunstcollectie van de Vlaamse Gemeenschap van Schaarbeek naar het nieuwe depot in Vilvoorde in goede banen. Dit betekende een grote verbetering van de bewaaromstandigheden voor de werken in een ’state of the art’ depotruimte, en een capaciteitstoename van 500 m² naar meer dan 2.300 m².


In totaal werden 2.940 zogenaamde ‘platte’ items verhuisd, waaronder foto’s en grafieken. Daarnaast kregen zo’n 200 sculpturen en 1.600 schilderijen een nieuw onderkomen. Elk van deze werken kreeg voor de verhuis een nieuw label met een QR-code. De werken werden door de werknemers van Helicon gereinigd, opgemeten, nagekeken, gefotografeerd en ingepakt.


Om dit alles van het oude depot naar het nieuwe depot te verhuizen, waren tussen april en november acht ‘verhuisdagen’ nodig waarop de verhuizers van Team Relocations, de inpakkers van Helicon en ons eigen team tussen Schaarbeek en Vilvoorde pendelden. Op zo’n dag werd er gemiddeld zes keer over en weer gereden.


In het nieuwe depot is een open ruimte, waar zo’n 1.300 schilderijen en 250 sculpturen te zien zijn en die geselecteerd kunnen worden. Daarnaast is er een gesloten depot, voor 330 werken die behandeling nodig hebben of die minder voor selectie in aanmerking komen, en nog zo’n 1.100 andere grafiek- en fotowerken.

Helicon fotografeert de werken

Transitie in het kwadraat

Digitalisering van de dienstverlening

Een van dé grote uitdagingen van onze tijd is de digitalisering van alle facetten van onze samenleving. Technologie evolueert steeds sneller en lijkt ongekende mogelijkheden te bieden. Ook inzake digitale dienstverlening. Die trein wil het departement niet missen, want het biedt de mogelijkheid om diensten voor onze afnemers gebruiksvriendelijker, sneller, beter te maken.

KIOSK

Het departement bouwde de voorbije jaren aan de verschillende componenten van het KIOSK-platform. Dat platform laat toe om je subsidies, erkenningen en vergunningen niet alleen online aan te vragen maar ook het vervolg van het proces volledig digitaal met de administratie af te handelen. De ambitie hier is om met één platform de meer dan 100 stromen waarvoor het departement verantwoordelijk is te digitaliseren. In 2018 kon je via KIOSK naast de bestaande stromen ook extra stromen aanvragen en opvolgen, waaronder die van de continuerende provinciale subsidies, de energielening Cultuur en Jeugd en de

projectsubsidies Sociaal-Cultureel Volwassenenwerk. De complexiteit en diversiteit van de regelgeving en de procedures die telkens toch iets anders verlopen binnen de verschillende stromen maken dat niet al deze trajecten even vlot verliepen. De sectoren maakten het departement hierop attent eind 2018. In een nauw overleg met de belangenbehartigers uit de sectoren willen we in 2019 stappen vooruit zetten en de nieuwe implementaties succesvol uitrollen.

Het KIOSK-luik langs de zijde van de administratie onderging in 2018 enkele fundamentele wijzigingen die dat stukje van het platform klaar maken voor de komende jaren. Zo is een bijkomende koppeling gelegd met het financiële systeem zodat de uitbetaling van subsidies niet alleen sneller maar ook efficiënter verloopt. Voor het registreren van organisatiegegevens maken we voortaan ook gebruik van het Organisatieregister van de Vlaamse overheid, dat moet uitgroeien tot een authentieke bron binnen de overheid.

Digitalisering van de dataverzameling en ontsluiting

Het Departement CJM (en zijn voorgangers) kent een lange traditie van dataverzameling bij lokale actoren en organisaties in de beleidsvelden Cultuur en Jeugd. Met de beslissing van de Vlaamse regering aan het begin van deze legislatuur om in te zetten op sterke lokale besturen en de overheveling van sectorsubsidies naar financiering via het Gemeentefonds, veranderde de bestuursrelatie tussen de Vlaamse administratie en de lokale besturen. De Vlaamse overheid en de lokale besturen stelden binnen de commissie Decentralisatie dat het belangrijk was om via monitoring de vinger aan de pols te houden op vlak van cultuur, jeugd en sport en zo het lokale beleid mee te ondersteunen en te versterken.

In 2018 hebben we belangrijke stappen gezet waarmee we die ambitie realiseren. Het departement lanceerde begin 2018 de lokale vrijetijdsmonitor. 232 lokale besturen stelden via dit kanaal data over hun lokale werking inzake jeugd, cultuur en sport ter beschikking. Tegelijk verzamelde het departement vrijetijdsdata uit bestaande lokale en Vlaamse databanken (UITdatabank, jeugdverblijven, jeugdmaps, sportfederaties, sportdatabank, jeugdbewegingen, erfgoedkaart, …). Die data en de data uit de vrijetijdsmonitor zijn samengebracht en de eerste online dashboards en rapporten over de vrije tijd in Vlaanderen en de Vlaamse lokale besturen werden eind 2018 gepubliceerd. In de loop van 2019 zullen wij stelselmatig meer data ter beschikking stellen (zie ook link naar ander punt uit jaarverslag).

Voortbouwend op dit succes is het departement in 2018 gestart met de bouw van een ééngemaakt dataverzamelingsplatform (met de vrijetijdsmonitor als basis) waarmee we op termijn bij alle mogelijke stakeholders op maat data kunnen opvragen. De ambitie is om dit platform enkel nog in te zetten voor bevraging van gegevens die we niet geautomatiseerd uit andere (authentieke) gegevensbronnen kunnen halen. We willen de bevragingslast immers zo laag mogelijk houden en maximaal data hergebruiken.

Om de Topstukkenlijst op een gebruiksvriendelijke en snelle manier toegankelijk te maken voor de burger, werd in 2018 een webapplicatie ontwikkeld. Het beheerdersdeel van de applicatie laat ons toe om op efficiënte wijze afbeeldingen en data over de topstukken te beheren, terwijl het publieke deel de burger toelaat om op een gebruiksvriendelijke wijze de lijst te consulteren en te doorzoeken. Na actualisering van de data en bepalen van de auteursrechten op de afbeeldingen wordt de lijst in de loop van 2019 ontsloten voor het publiek.

Digitalisering van de interne werking en communicatie

Ook voor haar interne werking en communicatie is het departement zelfs in tijden van transitie blijven inzetten op digitalisering. Het vernieuwde intranet ondersteunde die transitie door helder en op maat info ter beschikking te stellen en kennis te delen. Het Departement CJM was een van de eersten binnen de Vlaamse overheid om gebruik te maken van Office 365 om documenten en kennis te delen.

Een vlotte inkanteling van de medewerkers van de provincies ... Met dank aan de meter en peter

In het kader van de overheveling van de persoonsgebonden provinciale bevoegdheden naar het Vlaamse niveau, kreeg het Departement Cultuur, Jeugd en Media er begin 2018 in één keer 54 nieuwe medewerkers bij. Om deze medewerkers snel te kunnen laten integreren in de organisatie, werd een uitgebreid onthaal- en integratietraject opgezet, dat in 2017 werd voorbereid.

Er werden individuele gesprekken met alle nieuwe medewerkers georganiseerd, de onthaalbrochure werd herschreven en er werd een basispakket aan vormingen ontwikkeld. Elke nieuwkomer kreeg ook een peter of meter die hem/haar de eerste maanden van 2018 wegwijs maakte in de organisatie. De peters en meters, die zich vrijwillig konden melden voor deze taak, kregen hiervoor een leidraad.

In maart 2018 werd via een anonieme bevraging bij alle nieuwkomers gepeild naar de tevredenheid over hun onthaal en integratie. Na een paar maanden werken in het departement bleek dat het merendeel van de bevraagden positief was over de eigen integratie, het vormingsaanbod en de onthaalbrochure. De nieuwe collega’s prezen onder meer de goede opvang en begeleiding, de fijne sfeer in de teams en de mogelijkheid om zichzelf te zijn.

De nieuwe medewerkers werden in de peiling ook gevraagd om tips om het onthaalbeleid bij te sturen, waarvan een aantal direct werd toegepast. Tijdens de feedbacksessies over de resultaten van de bevraging kregen ze de gelegenheid hun peters en meters te bedanken via een attentie en een persoonlijke boodschap.

Meer over het peter-meterschap in deze video:

Visitaties sociaal-cultureel volwassenenwerk

In 2018 werden de landelijke organisaties sociaal-cultureel volwassenenwerk gevisiteerd. 12 visitatiecommissies bezochten tussen april en december 2018 alle 111 organisaties die voor een Vlaanderen-brede werking worden gesubsidieerd door het departement. De belangrijkste doelstelling van de visitatieronde is een evaluatie van de werking van de organisaties, op basis van de beleidsdocumenten en rapportering van de organisaties en een gesprek ter plaatse. Een bijkomend doel van de visitaties was om de organisaties ‘handvaten’ aan te reiken  om hun werking te verbeteren. Om die reden werd er ook gevisiteerd vanuit een waarderende benadering.


Van de 111 gevisiteerde organisaties kregen er 26% een positieve evaluatie zonder aanbevelingen. 60 organisaties kregen een positieve evaluatie met aanbevelingen en moeten een plan van aanpak opstellen die samen met de nieuwe subsidieaanvraag wordt ingediend. 22 organisaties kregen een negatieve evaluatie en komen in een remediëringstraject terecht. De sociaal-culturele organisaties kunnen worden onderverdeeld in drie werksoorten: verenigingen, bewegingen en vormingsinstellingen.
Om de operatie van deze visitatiecyclus mogelijk te maken werd een pool samengesteld van 110 externe deskundigen waarvan er 51 werkelijk in het proces werden ingeschakeld. Binnen het departement werden medewerkers van drie verschillende teams uit twee afdelingen ingeschakeld. In totaal waren hierbij 22 medewerkers betrokken.