8. Organisatie
Een jaar vol bedrijvigheid was het. Halverwege 2023 mochten we onze nieuwe secretaris-generaal Bart Temmerman verwelkomen. Met de campagne Samen Sterker brachten we onze nieuwe organisatiecultuur tot leven. Daarnaast was er veel aandacht voor welzijn op het werk met de campagne #tzalwelzijn. En we sloten het jaar af met een krachttoer van formaat: de succesvolle afronding van de visitaties in het sociaal-cultureel volwassenenwerk.
8.1 Maak kennis met Bart Temmerman, de nieuwe secretaris-generaal van het Departement Cultuur, Jeugd en Media
Halverwege het jaar mochten we onze nieuwe secretaris-generaal Bart Temmerman verwelkomen. Eerder had de Vlaamse Regering op 5 mei 2023 zijn aanstelling goedgekeurd. Bart Temmerman volgt Luc Delrue op, die secretaris-generaal was van februari 2016 tot 30 juni 2023.
Opvallend parcours in de cultuur- en filmsector
Bart Temmerman had al verschillende belangrijke verwezenlijkingen in de culturele wereld op zijn palmares staan. Van 2009 tot 2023 stond hij aan het hoofd van publiq als algemeen directeur en dagelijks bestuurder. Hij zorgde ervoor dat het toenmalige kenniscentrum CultuurNet transformeerde in publiq, een digitaal cultureel marketingdienstenplatform. Verder stond hij in voor de introductie van UiTPAS, een collectieve culturele getrouwheidskaart, en de opstart van de museumpas in samenwerking met de museumsector.
Voor zijn periode bij publiq had Bart al ervaring opgedaan in de filmsector als financieel manager bij Marmont Film Production. In 2003 ontwikkelde hij er een specifieke taxshelterpropositie, waardoor Marmont de eerste eerst Belgische speler in taxshelterfinanciering werd.
Dat Bart een groot hart heeft voor cultuur bewijzen ook zijn bestuurdersfuncties bij culturele organisaties zoals Kunstenwerkplaats Pianofabriek, Cultuurkrediet en Amaj (Jeugd en Muziek Antwerpen).
Goede voornemens voor 2024
Een grote organisatie als ons departement leren kennen vergt uiteraard tijd. Maar Bart is daar in 2023 wonderwel in geslaagd. Hij sprak met alle teams om hun werking te leren kennen en hun noden in kaart te brengen.
Tijdens onze Weense nieuwjaarsreceptie op 2 januari klonken we samen op het nieuwe jaar. Bart lichtte in zijn nieuwjaarsspeech toe hoe hij zijn eerste honderd dagen beleefd had en gaf de zeven krachtlijnen van zijn toekomstplan mee. Hoe hij ons departement ziet? Als “het ministerie voor verwondering en verbondenheid”, en dat ministerie heeft als doel “via een sterk cultuur-, jeugd- en mediabeleid mee kleur te geven aan het leven.”
“Terwijl 1 juli 2023 voor velen de eerste vakantiedag was, was het voor mij de eerste werkdag als secretaris-generaal bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media.”
Bart Temmerman
Foto © Lise Smolders
8.2 Visitatieronde sociaal-cultureel volwassenenwerk: een intensief traject voor de sector én onze organisatie
In 2023 kregen 116 sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een landelijke werking een visitatiecommissie over de vloer. De 16 commissies dompelden zich onder in de werking van de organisaties om ze te evalueren. Met in totaal meer dan 100 experten en secretarissen was de uitrol van deze visitatieronde voor het Departement Cultuur, Jeugd en Media een huzarenstuk, zowel op logistiek vlak als op het vlak van personeelsinzet.
Evaluatie maar ook vooruitblik
Naast de beoordelingsronde is de visitatieronde een tweede belangrijke mijlpaal in de beleidscyclus van de landelijke gesubsidieerde sociaal-culturele volwassenenorganisaties Een visitatie geldt als evaluatiemoment van de lopende werking en vindt steeds in het derde jaar van de beleidsperiode plaats.
Elke visitatiecommissie bestaat uit externe deskundigen en deskundigen van ons departement. Ze evalueren de werking van de organisaties op basis van het beleidsplan, het voortgangsrapport, de begrotingen, de financiële verslagen en de algemene gegevens over de werking. De visitaties zijn bedoeld om de werking van de afgelopen twee jaar te evalueren, vooruit te blikken op de laatste drie jaar van de beleidsperiode en organisaties te inspireren om hun sterke punten uit te bouwen.
Positieve beoordeling of remediëring voor de organisaties
Visitaties zijn van groot belang voor de sector. De commissies gaan bij elke organisatie langs en gaan er aan de slag met het beoordelingskader uit het decreet. Vanuit hun expertise en ervaring in de sociaal-culturele sector leveren ze een advies aan de organisaties en de minister van Cultuur. Afhankelijk van het advies (positief, positief met aanbevelingen of negatief met aanbevelingen) mag een organisatie plannen smeden voor de volgende beleidsperiode of moet ze instappen in een remediëringstraject.
Intens traject voor onze medewerkers
Ook voor ons departement is de uitrol van een dergelijke visitatieronde een huzarenstuk, zowel op logistiek vlak als op het vlak van (human) resources. Zo moesten we met 16 visitatiecommissies 116 sociaal-culturele volwassenenorganisaties bezoeken in 18 steden in Vlaanderen en Brussel. 42 visitaties vonden in het voorjaar plaats op amper 4 weken tijd. Het zwaartepunt van de visitatieronde lag in het najaar van 2023: 74 organisaties kregen tussen begin september en begin december een commissie over de vloer.
Voor de samenstelling van de commissies deden we een beroep op 61 externe experten. 12 interne experten namen de rol van voorzitter op zich. Maar liefst 34 secretarissen stonden in voor de redactie van de visitatieverslagen. Mede dankzij de hulp van andere teams slaagde het team Sociaal-cultureel en Bovenlokaal erin om de visitatieronde 2023 succesvol af te ronden.
8.3 #tzalwelzijn: welzijn op het werk in de spotlights
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media hecht veel belang aan welzijn op het werk. Om onze personeelsleden te informeren en te inspireren over allerlei welzijnsthema’s, werkten we ons welzijnsbeleid bij en gingen we van start met de campagne #tzalwelzijn.
Het welzijnsbeleid in een nieuw jasje
Al jaren draagt ons departement welzijn op het werk hoog in het vaandel. Zo zetten we elk jaar acties op om personeelsleden te motiveren tot een gezonde levensstijl, voorzien we ergonomisch materiaal en organiseren we opleidingen rond welzijnsthema's. Wat er nog ontbrak was een overkoepelend beleid dat deze acties met elkaar kon verbinden. Daarom werkten we een welzijnsbeleid uit waarin we focussen op acht pijlers: welzijnscultuur, monitoring en rapportering, preventie van stress en burn-out, gezonde levensstijl, aanwezigheidsbeleid, re-integratie, wetgeving en arbeidsveiligheid, en aanspreekpunten.
Zo’n beleid komt natuurlijk niet van de ene dag op de andere tot stand. We vroegen aan de teamverantwoordelijken welke elementen zij zeker wilden terugzien. Daarnaast verzamelden we input bij onze personeelsleden. Het welzijnsbeleid werd ook goedgekeurd door het management.
Om het welzijnsbeleid in onze organisatie bekend te maken en toe te lichten gingen we langs bij alle teams en bij de buitendiensten. Zo hoorden we meteen ook de feedback van onze collega’s. Daarbij besteedden we bijzondere aandacht aan het stress- en burn-outbeleid dat recent was uitgewerkt.
Welzijn? ’t Zal wel zijn!
Om welzijn op het werk blijvend onder de aandacht te brengen, startten we met de campagne #tzalwelzijn. Zo publiceerden we op ons intranet regelmatig berichten rond welzijn. Dat konden aankondigingen van acties zijn, zoals onze deelname aan de stappenactie No Steps, No Glory, of een infosessie over veerkracht. Daarnaast wilden we onze personeelsleden informeren over hoe ze zelf aan hun eigen welzijn en dat van anderen kunnen werken. We motiveerden hen om op Complimentendag een collega in de bloemen te zetten, gaven tips over ergonomisch werken, wezen hen op de signalen van overmatige stress en zoveel meer.
Tot slot zoomden we ook in op de overheidsbrede acties in het kader van Gezond Leven Op het Werk (GLOHW) en riepen onze werknemers op om eraan deel te nemen.
Een organisatie zijn waar iedereen zich goed kan voelen, dat is het ultieme doel. Daarom zetten we deze succesvolle campagne ook in 2024 verder en blijven we onze personeelsleden informeren en inspireren over welzijn op het werk.
8.4 Samen Sterker: campagne brengt onze organisatiecultuur tot leven
Van maart 2023 tot maart 2024 liep in het Departement Cultuur, Jeugd en Media de interne campagne Samen Sterker. Daarmee rondden we een twee jaar lopend traject rond organisatiecultuur en waarden af. Met de campagne wilden we de nieuwe cultuur tastbaar maken voor onze medewerkers en tot leven brengen op de werkvloer.
Met de campagne Samen Sterker schrijven we aan één verhaal, één overkoepelende identiteit. Om de slogan visueel kracht bij te zetten, figureerden trotse collega's als gezicht van de campagne. In vier campagnegolven zetten we in op de thema's waardering, groei, trots en samenhorigheid. Ook na maart 2024 blijven we investeren in onze organisatiecultuur.
Sterker nog: we waarderen elkaar
Waardering uiten, formuleren, ontvangen: het lijkt simpel, maar is niet vanzelfsprekend. Tijdens deze golf stonden we stil bij het belang van waardering op de werkvloer. Met bloemen als centraal symbool hebben we elkaar letterlijk en figuurlijk in de bloemetjes gezet en leren zetten. Zo hopen we een cultuur te creëren waarin collega's en leidinggevenden meer aandacht besteden aan het uiten van waardering.
Sterker nog: we groeien samen
Inzetten op groei draagt bij tot het welzijn, de motivatie, maar ook tot de algemene prestaties in een organisatie. Vorming, kennisdelen en feedback stonden centraal. Hoe kunnen we elkaar helpen groeien? Hoe kunnen we onszelf en anderen iets bijleren? Hoe kunnen we elkaar waardevolle en constructieve feedback geven? Ieder team ging met die concrete vragen aan de slag tijdens een teamworkshop. Daaruit kwamen een reeks mooie actieplannen om dit thema binnen het team te bestendigen.
Sterker nog: we zijn trots op ons werk
Ons departement verzet jaarlijks bergen werk dat impact heeft op de samenleving. Samen dragen we bij aan een sterker cultuur-, jeugd- en mediabeleid. En daar mogen we trots op zijn. We vroegen alle teams en de leden van het management om hun trots in beeld te brengen aan de hand van een korte video. Het uiteindelijke resultaat, een compilatie van veertien filmpjes, werd op een personeelsmoment voorgesteld. Daarnaast zetten we met een ludieke quiz de activiteiten van collega's in de verf.
Sterker nog: we zijn één team
De verhuizing naar het Marie-Elisabeth Belpairegebouw en de overgang naar een nieuwe manier van werken zijn uitdagingen die we samen aangaan. Daarom zetten we in die periode in op samenhorigheid: hoe werken we aan verbinding met andere collega's in een nieuwe werkcontext? Via verschillende activiteiten zullen we in die nieuwe context blijven focussen op verbinding.
8.5 YOUCA Action Day: maatschappelijk engagement van jongeren wordt zichtbaar op onze werkvloer
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media deed op 19 oktober opnieuw mee met de YOUCA Action Day. Zes jongeren kregen de kans om mee te draaien in onze organisatie en zo hun engagement te tonen voor een duurzame en rechtvaardige samenleving.
Op de YOUCA Action Day engageren meer dan 15.000 Vlaamse en Brusselse jongeren zich om één dag aan de slag te gaan bij een bedrijf, een organisatie, een overheid of een particulier. Het loon dat ze op die schooldag verdienen (60 euro) gaat naar projecten van geëngageerde jongeren wereldwijd. In 2023 ging de opbrengst naar Plan International in Senegal, een organisatie die samen met jongeren op zoek gaat naar hoe ze in hun gemeenschap kunnen strijden voor genderrechtvaardigheid.
Zes paar helpende handen
Ons departement doet al jaren mee met deze actie. Na een interne oproep kunnen de teams en diensten aangeven op welke werkplek ze graag een jongere willen inzetten. Vorig jaar konden zes jongeren aan de slag: vijf in het Arenbergebouw en één in het Kasteel van Gaasbeek. Laudine, Bénédicte, Emma en Kevin kwamen ons een handje helpen bij de voorbereidingen van de verhuizing naar het Marie Belpairegebouw. Delphine nam een dagje onze socialemediakanalen over. Viktor ging dan weer de hele dag op pad met de technische ploeg in Gaasbeek en zette onder andere de Gallerijzaal klaar voor een lezing. Medewerkers van het hoofdbestuur en het kasteel zorgden ervoor dat alles in goede banen werd geleid.
Waardevolle win-win voor ons departement
Deelnemen aan YOUCA Action Day is voor ons departement elke keer weer een waardevolle ervaring, met niets dan voordelen. Het project draagt bij aan een positieve werksfeer en geeft ons de mogelijkheid om onze maatschappelijke betrokkenheid te laten zien. Bovendien laten we via de actiedag een jong en divers publiek kennismaken met onze organisatie. Een duidelijke win-win!
