9. Organisatie
In de eerste helft van 2021 zocht het Departement Cultuur, Jeugd en Media naar creatieve oplossingen om elkaar te kunnen zien en opleidingen te blijven volgen. Halverwege het jaar was het uiteindelijk zover: na maanden thuiswerk konden we opnieuw naar kantoor. Daarnaast mochten we in 2021 een aantal nieuwe teamverantwoordelijken verwelkomen. Sta je al te popelen om in onze organisatie te duiken?
9.1 Nieuwe gezichten aan het hoofd van de teams
2021 was het eerste werkjaar voor verschillende nieuwe teamverantwoordelijken. Sommigen maakten de overstap vanuit een ander team, anderen stonden voor het eerst aan het hoofd van een team. Hoe hebben zij 2021 ervaren en welke ambities koesteren ze voor de toekomst?
Eind 2020: 2 nieuwe teamverantwoordelijken
Sinds november 2020 is Andy Vandervoort verantwoordelijk voor het team Kunsten en Cultureel erfgoed. Andy leidde van 2018 tot eind 2020 het team Transversaal en (Boven)lokaal, dat tegenwoordig Sociaal-cultureel en Transversaal heet.
Mieke Ackx nam het team van Andy over en werd in december 2020 de nieuwe verantwoordelijke van het team Sociaal-cultureel en Transversaal. Ze maakte de overstap van de Stafdienst, waar ze in 2018 was begonnen.
Andy Vandervoort - Team Kunsten en Cultureel erfgoed
“2021 was een pittig jaar. Maar ook in 2022 en 2023 zullen we onze handen vol hebben. De inkt van het Kunstendecreet was nog niet droog of we waren al bezig met het Cultureelerfgoeddecreet. In 2022 focussen we op de structurele ronde voor Kunsten en in 2023 voeren we een gelijkaardig proces uit voor cultureel erfgoed.”
Mieke Ackx - Team Sociaal-cultureel en Transversaal
“Door de reorganisatie hadden we tegen de herfst van 2021 afscheid moeten nemen van een deel van ons team en een nieuw deel verwelkomd. Hoewel ik het allemaal met veel gretigheid en ambitie heb proberen op te nemen voelde 2021 vaak als een roetsjbaan: ik moest steeds weer nieuwe indrukken en inhoud verwerken. Gelukkig kon ik elke keer rekenen op het enthousiasme, de expertise en soms ook wel eens het mededogen van heel gedreven teamleden. Ook 2021 werd dus een jaar om niet vlug te vergeten. Voor de komende jaren gun ik mijn team en mezelf niets liever dan rust en ruimte om op adem te komen, in de diepte te werken en opnieuw de verbinding met elkaar aan te gaan. Ik hoop dat we in de toekomst met een paar heel mooie nieuwe decreten op de proppen kunnen komen.”
2021: 3 nieuwe teamverantwoordelijken
Sinds januari 2021 is Machteld Aelbrecht verantwoordelijk voor het team Personeel, een functie die ze al sinds eind juli 2020 ad interim opnam. Daarvoor was Machteld HR-consultant.
Rita De Graeve werd eind juni 2021 de nieuwe verantwoordelijke van het team Infrastructuur en Instellingen. Daarvoor was zij al 10 jaar aan de slag als adviseur Cultuur en Economie in ons departement.
Machteld Aelbrecht
“2021 was een druk jaar met heel wat uitdagingen. Toch ben ik erin geslaagd om mij vrij snel in te werken als teamverantwoordelijke. Dat ik al iets meer dan 10 jaar voor het departement werkte, was zeker een voordeel. Ik denk dat mijn team erin geslaagd is om een optimale dienstverlening te voorzien, dankzij hun inzet, engagement en expertise. De komende jaren willen we verder inzetten op onze organisatiecultuur en waarden, hybride werken en de verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw.”
Rita De Graeve
“Ik kan mijn team vergelijken met een nieuw samengesteld gezin met 3 kindjes die elk hun eigen achtergrond hebben. Het ene kind is al wat ouder dan het andere en elk kind verdient aandacht en zorg op maat. In 2021 ging er maar liefst 130 miljoen euro naar jeugd- en cultuurinfrastructuur in het kader van het relanceplan Vlaamse Veerkracht. We zijn nog niet helemaal klaar, maar het grootste stuk is op tijd gerealiseerd. Van veerkracht gesproken!”
Lieven Boelaert werd in september 2021 de nieuwe verantwoordelijke van het team Kennisontwikkeling. Daarvoor werkte Lieven 9 jaar lang als beleidsadviseur.
Sinds oktober 2021 is er ook een eengemaakt team Jeugd, dat geleid wordt door Bart De Boiserie. Die aanpassing kwam er na een evaluatie van de organisatiestructuur van ons departement, waarbij we beslisten om de sectorale jeugdbeleidsthema’s te bundelen in één team.
Bart de Boiserie - Team Jeugd
“Die eenmaking zorgde ervoor dat 2021 een pittige rollercoaster werd. Daarnaast was het ook een mooi jaar, want ik kreeg de kans om teamverantwoordelijke te worden en ben daar ontzettend blij mee. De afgelopen maanden heb ik de diversiteit en de breedte van het jeugd- en jeugdwerkbeleid mogen ontdekken en heb ik veel geëngageerde collega’s leren kennen. Samen staan we voor de grote uitdaging om het leven van kinderen en jongeren in Vlaanderen op de best mogelijke manier te laten verlopen. Voor elk kind en elke jongere een schitterende jeugd!”
9.2 Guerrilla-acties om elkaar te ontmoeten
De coronamaatregelen hadden een grote impact op ons professionele en persoonlijke leven. In het eerste semester van 2021 was telewerk de norm en waren teamevents en -vergaderingen onmogelijk. Om elkaar te kunnen blijven zien kwamen sommige teams verrassend creatief uit de hoek.
Verschillende teams voelden vorig jaar meer en meer de nood om elkaar in levenden lijve te blijven zien. Zeker na intensieve werkperiodes of de start van een nieuwe teamverantwoordelijke. Daarom haalden we inspiratie uit de techniek guerrilla marketing. Dat is een marketingtechniek waarbij men met beperkte middelen een groot resultaat probeert te bereiken. Vertaal dat principe naar een teambijeenkomst en je krijgt een event waarbij er met weinig middelen een maximum aan interactie en ontmoetingen wordt teweeggebracht.
De collega’s stonden zelf in voor de praktische organisatie en communicatie. Dat leverde wandelingen op in het Middelheimmuseum in Antwerpen of in de landelijke streek rond Gent, maar ook bezoekjes aan de alternatieve buurten van Antwerpen en Tour & Taxis in Brussel. En dat zulke ontmoetingen voor positieve energie zorgden, dat zie je meteen aan de foto’s.
Hybride werken
9.3 Naar een gedragen toekomstvisie op hybride werken
Na maanden van verplicht thuiswerk konden de personeelsleden van het Departement Cultuur, Jeugd en Media eind juni 2021 terugkeren naar kantoor. We maakten daarbij tijdelijke afspraken rond hybride werken, waarbij onze werknemers de voordelen van plaats- en tijdsonafhankelijk werken konden combineren met fysieke ontmoetingen op kantoor. In het najaar startten we dan een traject om samen met de personeelsleden een nieuw kader rond hybride werken en organisatiecultuur op te stellen.
Tijdelijk afsprakenkader rond hybride werken
Om de terugkeer naar de werkvloer soepel te laten verlopen, stelde het team Personeel een tijdelijk afsprakenkader op, met input van de leden van de managementorganen. Met dat kader wilden we de voordelen van plaats- en tijdsonafhankelijk werken zo goed mogelijk behouden, zonder de verbinding met de collega’s en de organisatie te verliezen. Daarbij hielden we ook rekening met de impact op het welzijn van de collega’s. We kozen voor een hybride kader met zowel fysieke ontmoetingen als thuiswerk, waarbij ieder zelf kon kiezen hoe die verhouding eruitzag. Het kader werd opgedeeld in afspraken die gelden voor het hele departement, en afspraken die op teamniveau worden vastgelegd. Op die manier kreeg elk team de kans om binnen een afgebakend kader de afspraken af te stemmen op zijn specifieke context.
Hybride werken in de toekomst
Samen met externe partner Unicorn startten we een traject rond hybride werken en organisatiecultuur, met het oog op het herhuisvestingsproject Kantoor 2023. Het traject begon in augustus met een bevraging van de personeelsleden over de huidige cultuur en hun ervaringen met en visie op hybride werken. In het najaar vonden verschillende interactieve sessies plaats met de leden van de managementorganen. Die dienden als voorbereiding voor de grootschalige sessies met het hele departement en de focusgroepen met personeelsleden, die later in 2022 zullen plaatsvinden. Zo willen we een duidelijke toekomstvisie en gedragen kader rond hybride werken ontwikkelen.
9.4 2021: het jaar waarin we digitaal trainen volledig omarmden
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media moedigt zijn medewerkers voortdurend aan om kennis te delen met elkaar. Maar door corona verliep dat in 2021 opnieuw op een andere manier dan gewoonlijk. De pandemie verplichtte ons om uit onze comfortzone te stappen en ons aan te passen. Digitale communicatie werd steeds belangrijker, en vergde ook nieuwe vaardigheden, waarop we volop hebben ingezet.
Een groeiende leercultuur door digitale kennisdeling
Onze interne trainers herwerkten de meeste opleidingen, workshops en infosessies uit het vormingsplan tot een kwalitateitsvol online aanbod.
We zetten in op een verdere professionalisering van onze interne lesgevers door een train the trainer-workshop aan te bieden. Wie zelf een online leermoment wou organiseren, kon zich laten inspireren door de tips en tricks die we op een nieuwe intranetpagina bundelden. Door extra opleidingen via MS Teams aan te bieden, raakte iedereen in de organisatie vertrouwd met digitaal kennis delen. Zo bleven we werken aan onze leercultuur in een veranderende samenleving.
Tessa Stylemans - opleidingsverantwoordelijke
“Zelfontwikkeling heeft een positieve invloed op het welzijn, de prestaties en de motivatie van elke medewerker.”