5. Innoveren

Foto © KMSKA

Elk jaar zijn er verschillende veranderingen in de sectoren waar het Departement Cultuur, Jeugd en Media voor bevoegd is. Ook in 2021 was dat het geval. We stemden ons archief- en informatiebeheer verder af op richtlijnen van de Vlaamse overheid, lanceerden een nieuwe versie van het e-loket KIOSK, voerden een conservatie- en restauratiebehandeling uit aan het Glazeniersarchief Capronnier en wijzigden de regelgeving waar nodig. Op welke manier we deze vernieuwingen hebben uitgevoerd ontdek je in dit hoofdstuk.

5.1 Een nieuwe voordeur voor KIOSK

In de lente van vorig jaar lanceerden we de nieuwe versie van het e-loket KIOSK. Het vernieuwde platform werd aangepast aan de strenge eisen op het vlak van informatieveiligheid. Zo verloopt inloggen voortaan via een digitale sleutel. Verder kreeg ook de gebruikersomgeving een nieuwe look en zijn er enkele nieuwe functionaliteiten.

Voor wie al eens aanvraag ingediend heeft voor een cultuur-, jeugd- of mediaorganisatie is KIOSK een begrip. Voor wie nog niet helemaal mee is: KIOSK is de centrale toegangspoort voor het aanvragen van zowat alle subsidies, erkenningen, vergunningen en attesten die het Departement Cultuur, Jeugd en Media rijk is. Jaarlijks passeren 7.000 nieuwe dossiers de revue. De voorbije jaren werden bijna 100 digitale subsidiestromen gebouwd.

Nieuwe inlogmethode en functionaliteiten

De applicaties van de Vlaamse overheid moeten aan steeds meer eisen voldoen, in de eerste plaats op het vlak van veiligheid. Sinds 27 april 2021 kun je in KIOSK inloggen met je eID, itsme of een andere digitale sleutel. Je kunt dat in eigen naam doen maar ook voor een organisatie, een lokaal bestuur, een feitelijke vereniging of zelfs een school waarvoor je werkt. Net omdat er KIOSK-stromen zijn voor verschillende doelgroepen was het een delicate uitdaging om de nieuwe aanmeldmethode voor iedereen correct te implementeren. Bovendien kun je in KIOSK ook iemand machtigen om in jouw naam een aanvraag in te dienen.

Naast de gewijzigde aanmeldfunctie kregen ook de KIOSK-schermen een facelift, wat het geheel gebruiksvriendelijker maakt. Er zijn ook enkele nieuwe functionaliteiten. Zo registreren we nu een contactpersoon voor elke aanvrager én een e-mailadres bij elk dossier, zodat alle e-mails vanuit KIOSK naar dat adres gaan.

Communicatie en ondersteuning werpen vruchten af

Om deze grote wijzigingen verteerbaar te maken hebben we sterk ingezet op communicatie en ondersteuning. Voor de lancering lieten we de handleidingen en webpagina's nakijken door 40 testgebruikers, waarna we hun suggesties verwerkten. Daarnaast zetten we een samenwerking op met het contactcenter 1700 van de Vlaamse overheid, zodat er steeds een aanspreekpunt was om onze aanvragers door het aanmeldproces te loodsen. In 5 webinars, één voor elke doelgroep, gaven we vooraf live demo's en konden gebruikers vragen stellen.

Van de bijna 10.850 unieke aanvragers die ooit in KIOSK actief waren, hadden er begin 2022 al 4.600 hun rechten en mandaten ingesteld en ingelogd via de nieuwe methode. 2.325 aanvragers van wie het dossier nog niet afgesloten is, hadden zich begin 2022 nog niet aangemeld. Daarnaast is er een grote groep aanvragers met een afgesloten dossier, die geen nieuwe aanvragen meer plannen.

Terugblikkend op dit traject mogen we stellen dat de migratie voor onze aanvragers vlot verlopen is. De omschakeling werd technisch en communicatief permanent geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig. Enkele kleine technische problemen werden snel gedetecteerd en opgelost. We zijn best wel fier op deze realisatie en zijn van plan om het KIOSK-platform in de toekomst verder uit te bouwen als digitale toegangspoort voor de dienstverlening van het departement.

Komt een Italiaan naar de Nederlanden (Dit Plan van Antwerpen is sedert 2 december 2011 beschermd is als topstuk) - Foto © Stad Antwerpen

5.2 Verdere uitrol van het archief- en informatiebeheer

Net als andere overheidsinstanties beschikt het Departement Cultuur, Jeugd en Media over heel wat bestuursdocumenten. Al die overheidsinformatie, analoog of digitaal, moet op een uniforme en correcte manier beheerd en bewaard worden, volgens de richtlijnen van de Vlaamse overheid. Het voorbije jaar stemden we ons archief- en informatiebeheer daar verder op af en maakten we gebruik van de tools die daarvoor worden aangeboden.

Serieregister verder aanvullen

Een van die tools is de webapplicatie Serieregister, een centraal register waarin overheidsinstanties categorieën van bestuursdocumenten moeten publiceren, ook wel series genoemd. Voor elke serie worden ook beheersregels vastgelegd, zoals bewaartermijn of bestemming. Zo kunnen bestuursdocumenten op een uniforme en correcte manier beheerd en bewaard worden.

Vorig jaar definieerden we nieuwe series en bijhorende beheersregels en pasten bestaande beheersregels aan de huidige omstandigheden aan. Alles bij elkaar ging het om 80 nieuwe of aangepaste series, wat het totale aantal series voor het departement op 489 brengt.

Verder inzetten op digitaal en analoog documentbeheer

We maakten ook een praktische vertaalslag van onze informatiebeheersregels naar zowel analoog als digitaal documentbeheer. Zo sloot ons departement zich aan op het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen, dat als doel heeft om digitale overheidsinformatie te beheren, te bewaren en te ontsluiten. Ook werkten we enkele testcases uit voor het archiveren van digitale dossiers. De eerste tests vinden begin 2022 plaats. Daarna werken we op een structurele manier verder aan de digitale archivering.

Daarnaast nam ons departement deel aan een pilootproject rond het gebruik en het testen van de nieuwe depotbeheerstool. Met die tool zullen we in de loop van 2022 via een centrale applicatie analoog archief kunnen overdragen naar en opvragen uit het centrale archiefdepot van de Vlaamse overheid in Vilvoorde.

Papieren archief verwerken

Last but not least zetten we in 2021 hard in op de verwerking van het papieren archief. Alle teams maakten van de interne verhuis in ons kantoorgebouw gebruik om de hoeveelheid papier op de werkvloer drastisch te verkleinen. Verder konden we ook opnieuw een beroep doen op verschillende tijdelijke werkkrachten, die ons hielpen bij de archiefverwerking: een stagiair uit het secundair onderwijs, 11 jobstudenten, 2 BIS-stagiairs en 2 tijdelijke archiefmedewerkers. Zo konden we bijna 165 lopende meter archief (of 1.499 archiefdozen) naar het archiefdepot in Vilvoorde overdragen en ruim 93 lopende meter archief vernietigen waarvan de bewaartermijn was afgelopen.

Capronnier © KADOC - KU Leuven

5.3 Restauratie archief Glazeniersatelier Capronnier afgerond

In 2006 kocht de Vlaamse overheid het archief van het glazeniersatelier Capronnier aan. Na eerdere restauratiebehandelingen op dit kwetsbare archief was er nog een derde conservatie- en restauratiebehandeling nodig om de kartons en tekeningen maximaal raadpleegbaar te maken. De resultaten daarvan konden we in juni vorig jaar bewonderen.

Foto © H. Magnus

Toonaangevend atelier met een rijk archief

Het glazeniersatelier Capronnier werd opgericht door vader François Capronnier (1779-1853) en in 1839 overgenomen door zijn zoon Jean-Baptiste (1814-1891). Het was een van de toonaangevendste ateliers aan het begin van de 19de eeuw, een periode met een vernieuwde interesse in glasschilderkunst. Vader en zoon maakten niet alleen nieuwe ramen, maar voerden ook restauraties uit van historische glasramen in monumentale kerkgebouwen in België, zoals de Sint-Michiels- en Sint-Goedelekathedraal in Brussel en de Sint-Jacobskerk in Antwerpen.

Het archief van het glazeniersatelier, dat bijna een eeuw continuïteit overspant, is volledig bewaard gebleven, wat uitzonderlijk is. Het bevat een tweeduizendtal uitvoeringstekeningen op ware grootte, voorstudies, ontwerptekeningen op schaal en foto’s van uitgevoerde nieuwe realisaties en restauraties. In 2020 werd het archief beschermd als Vlaams topstuk en als verzameling op de Topstukkenlijst opgenomen.

Foto © H. Magnus

Getekend door de tand des tijds

De vele tekeningen in het archief zijn heel kwetsbaar en vertonen veel gebruiksschade. Dat is vooral het geval voor de kartons (gedetailleerde ontwerptekeningen voor glasramen op ware grootte), die ook actief gebruikt werden tijdens het productieproces van de glasramen. De kartons werden meestal opgerold bewaard en vergaarden doorheen de tijd heel wat stof. Bovendien werden ze samengedrukt, en door het gewicht ontstonden plooien, die mettertijd scheuren opleverden. De meterslange dragers bestonden vaak uit aan elkaar gelijmde vellen papier. Correcties aan de originele voorstelling werden aangebracht door een alternatief ontwerp op de drager te lijmen. Door schimmelvorming liet de lijm los, zodat sommige tekeningen in stukken uiteenvielen.

Foto © H. Magnus

Succesvolle derde conservatie- en restauratiebehandeling

Restauratoren en wetenschappers raadplegen de kartons nu nog vaak voor wetenschappelijk onderzoek en voor restauraties van de nog bestaande Capronnier-glasramen. Na de restauratiecampagnes in 2007 en 2009 was een derde conservatiecampagne nodig om de kartons en tekeningen maximaal raadpleegbaar te maken. Daarom gaven we in 2020 aan een gespecialiseerd papierrestaurator de opdracht om een selectie van tekeningen en kartons uit het archief een conservatie- en terughoudende restauratiebehandeling te geven.

De selectie van de kartons werd gemaakt op basis van de kwaliteit, het belang van de site waarvoor ze gemaakt werden (en dus de verhoogde kans op raadpleging) en de ernst van de geregistreerde schade. De selectie van de te conserveren kartons en tekeningen kwam tot stand in overleg met KADOC, Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving van de KU Leuven, waar de tekeningen en kartons ook bewaard worden.

De restaurator voerde de volgende handelingen uit: reinigen, tape en lijmsporen verwijderen, plooien relaxeren, scheuren en ingescheurde randen herstellen en verstevigen met Japans papier, en gedesintegreerde dragers tot een leesbaar geheel samenbrengen. De eerste resultaten van deze conservatie- en restauratieopdracht werden in juni 2021 opgeleverd.

Foto © Breedbeeld

5.4 Regelgeving onder de loep

Als departement hebben we steeds oog voor maatschappelijke ontwikkelingen, passen we ons aan in onverwachte situaties of voeren we Europese besluitvorming uit. Daarom zijn wijzigingen in de regelgeving af en toe noodzakelijk of onvermijdelijk.

In 2021 werden heel wat bestaande decreten en besluiten aangepast. Er werden ook 2 nieuwe decreten goedgekeurd: daarbij ging het om steunmaatregelen voor onze sectoren naar aanleiding van de coronapandemie.

Cultuur en Jeugd

Foto © Michiel Devijver

Media

Ook de mediaregelgeving onderging een aantal indrukwekkende wijzingen.

Het mediadecreet (het decreet van 27 maart 2009 betreffende radio-omroep en televisie) werd maar liefst 3 maal ingrijpend gewijzigd:

  1. een wijziging inzake landelijke radio-omroep
  2. een wijziging ter implementatie van de Europese richtlijn audiovisuele mediadiensten
  3. een wijziging ter implementatie van de Europese Elektronische Communicatiecode.

Verder werden ook verschillende uitvoeringsbesluiten aangepast en gewijzigd, waaronder het kader rond de erkenning van landelijke radio-omroepen en het frequentieplan.

Klara - Jazz Middelheim - Foto © VRT