9. Organisatie
Corona had een grote impact op de werking van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Van de ene op de andere dag moesten we thuiswerken. Daarom zetten we in 2020 extra in op verbinding en tijdsonafhankelijk werken. Verder waren er wissels aan de top van twee afdelingen en besteedden we opnieuw veel aandacht aan diversiteit.
9.1 Proefproject Plaats- en tijdsonafhankelijk werken
In de eerste helft van 2020 startte het team Personeel het project plaats- en tijdsonafhankelijk werken op voor het team Transversaal en Internationaal. De teamleden kregen in dit proefproject de mogelijkheid om van de stamtijden af te stappen en zelf hun werktijden te kiezen. Het doel? Meer flexibiliteit en dynamiek voor de medewerkers.
Meer autonomie voor medewerkers en maatschappelijke voordelen
Het team Personeel zet om verschillende redenen in op plaats- en tijdsonafhankelijk werken. We hebben als departement de ambitie om een dynamische en flexibele organisatie te zijn met aandacht voor het welzijn van onze werknemers. We zijn ons immers bewust van hun verschillende voorkeuren en privésituaties en willen met dit project tegemoetkomen aan hun noden. Waar mogelijk geven we meer autonomie zodat medewerkers zich ten volle kunnen ontplooien en optimaal kunnen presteren in onze organisatie. Plaats- en tijdsonafhankelijk werken heeft ook een maatschappelijke dimensie: het draagt bij aan de oplossing voor thema’s als klimaatopwarming en het fileleed in België.
De coronacrisis van 2020 maakte duidelijk dat plaats- en tijdsonafhankelijk werken voor bijna alle organisaties mogelijk is. Omdat we al verschillende jaren ervaring hebben met plaats- en tijdsonafhankelijk werken, konden we ons wendbaar opstellen tijdens de lockdowns en het verloop van de crisis.
Evaluatie en toekomst van het traject
Gedurende 6 maanden mocht het team zelf de regels en afspraken bepalen. Daarna bekeken we welke impact dit traject had op het welzijn van de collega’s, maar ook op interne en externe (samen)werking. De meerderheid van de deelnemers gaf aan dat ze een positief effect op de werk-privébalans hadden ervaren. Er waren ook twee verbeterpunten: het bewaken van de arbeidsduur en de aandacht voor sociale verbanden.
In de komende jaren zullen we het traject plaats- en tijdsonafhankelijk werken verder vormgeven, op basis van de evaluatie en de ervaringen van het team Transversaal en Internationaal. We nemen daarbij ook andere bronnen mee, zoals de resultaten van de bevraging tijdens het thuiswerken in 2020 en de output van de workshops Rewind, Resilience and Reconnect.
9.2 Rewind, Resilience, Reconnect: werken aan veerkracht en verbinding met elkaar
Door de coronacrisis zijn de meesten van ons sinds maart 2020 nog maar sporadisch of helemaal niet meer naar kantoor gegaan. We zochten naar andere manieren om samen te werken en naar een nieuw evenwicht tussen werk en privé. Maar wat was de impact daarvan op de medewerkers? Om dat te onderzoeken startten we een traject rond veerkracht en verbinding.
We kozen voor een project met wetenschappelijk onderbouwde aanpak en werkten samen met trainers van The Tipping Point aan onze veerkracht en verbinding met elkaar. Via digitale workshops kregen de medewerkers de kans om persoonlijke ervaringen uit de afgelopen periode te delen met elkaar, positieve zaken en leerpunten te noteren en de onderlinge banden weer aan te halen. Doorheen het traject werkten de trainers met didactisch materiaal en kregen de medewerkers tips en tricks om aan hun mentale welzijn te werken.
Op basis van de resultaten van het traject stellen we in 2021 een globaal actieplan op waarmee we als organisatie aan de slag gaan. Het uiteindelijk doel? Samen sterker uit deze periode komen!
Home office - Foto © Tina Witherspoon
9.3 Stages en jobs voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media vindt het belangrijk dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen krijgen om werkervaring op te doen. Daarom bieden we hen stages aan of stellen we hen tewerk in het departement. Zo mochten we in 2020 13 mensen met verschillende profielen verwelkomen.
In het kader van het Voka Charter Duurzaam ondernemen zetten we in 2020 extra in op tewerkstellings- en stagemogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We stimuleerden teams actief om kansen te creëren voor deze doelgroep en dat wierp zijn vruchten af.
In 2020 ging het om de volgende mensen:
- 7 jobstudenten met een beperking
- 1 IT-medewerker via Passwerk
- 4 stagiairs via een beroepsinlevingsstage (BIS), waarvan 3 van buitenlandse afkomst en een met een beperking
- 1 stagiair met een beperking via een beroepsverkennende stage (BVS)
We vinden het belangrijk om een zorgzame werkgever te zijn, die kansengroepen mogelijkheden biedt. We weten namelijk wat de meerwaarde ervan is voor het departement. Daarom boden we 3 stagiairs na afloop ook een contract aan.
Een inspirerend verhaal is dat van Lennart Naert, die sinds begin 2020 in het team IT werkt. Lennart heeft een autismespectrumprofiel en is tester van verschillende dossierstromen.
Lennart Naert
“Als tester is oog voor detail heel kostbaar omdat het toelaat fouten te zien die de meeste mensen missen.”
9.4 Nieuwe website van het departement
In 2020 zetten we de stap van de afzonderlijke thematische websites naar een eengemaakte website voor het hele departement. Alle beleidsthema’s die het departement opvolgt of uitvoert komen er aan bod. Op die manier wilden we de identiteit van het departement versterken.
Wat waren de aandachtspunten? We zetten in op een gebruiksvriendelijke navigatie, een goede zoekfunctie en een heerlijk helder taalgebruik. Daarnaast plaatsten we het geheel in een nieuwe, frisse vormgeving.
Subsidiewijzer
Een van de belangrijkste nieuwe elementen is de subsidiewijzer. Daarmee vind je makkelijker dan ooit voor welke subsidies je eventueel in aanmerking komt. Je hoeft alleen enkele vragen te beantwoorden.
Nieuwe URL
De URL van de nieuwe website is www.vlaanderen.be/cjm. Daarmee volgen we de URL-strategie van de Vlaamse overheid om de herkenbaarheid en de vindbaarheid van de Vlaamse overheid digitaal te verhogen.
9.5 Wissel van de macht
2020 was voor twee van onze afdelingshoofden het laatste jaar dat ze die functie uitvoerden: Marina Laureys van de afdeling Waarborgen en Beheren en Johan van Gaens van de afdeling Kennis en Beleid. Hoe blikken zij terug op hun carrière bij de Vlaamse overheid en wat verwachten ze van de toekomst van hun afdeling?
Afdeling Waarborgen en beheren
Sinds 4 januari 2021 wordt de afdeling Waarborgen en Beheren geleid door Carolien Coenen, die tot dan teamverantwoordelijke van Infrastructuur en Instellingen was. Haar voorganger Marina Laureys was 12 jaar lang afdelingshoofd in het departement, waarvan de laatste 3 jaar van de afdeling Waarborgen en Beheren.
Marina Laureys
“Er is veel verbinding nodig in ons departement, ook al gaat het over puur sectorale materie”
Carolien Coenen
“Ik wil ervoor zorgen dat mijn mensen elke dag gemotiveerd naar het werk komen.”
Afdeling Kennis en beleid
Leander Price is sinds 1 september afdelingshoofd van de afdeling Kennis en beleid en is nieuw bij het departement. Hij volgt Johan Van Gaens op, die van 2018 tot en met augustus 2020 afdelingshoofd Kennis en Beleid was en daarvoor van 1999 tot 2018 afdelingshoofd Jeugd (en Sport).
Johan Van Gaens
“Dat ik mijn job heb kunnen uitoefenen op deze manier is echt de verdienste van alle mensen in de afdeling.”
Leander Price
“We moeten beleid voeren op basis van data en feiten.”